Einsatzleiter im Hafenlotsendienst koordinieren die Schiffe, die in den Hafen einlaufen oder aus dem Hafen auslaufen. Sie schreiben Aufträge mit dem Namen des Schiffs, dem Liegeplatz, der Schlepperfirma sowie dem Zeitpunkt der Ankunft oder Abfahrt und setzen die Seelotsen darüber in Kenntnis. Nach der Rückkehr des Seelotsen vom Schiff nehmen sie die Bestätigung des Lotsendiensts entgegen. Außerdem erfassen Einsatzleiter im Hafenlotsendienst auch den Eingang von Gebühren gemäß der Gebührenordnung, erstellen Tätigkeitsberichte, z. B. über die Zahl der geleiteten Schiffe und die erhobenen Gebühren, und führen Aufzeichnungen über die Schiffe, die in den Hafen einlaufen. Darin vermerken sie den Namen des Schiffseigentümers, den Namen des Schiffs, die Wasserverdrängung, den Schiffsagenten und das Registrierland.